Documentación Comprobatoria.

En este aspecto de toma de referencia el  artículo  260-4  del  Estatuto  Tributario. El mismo indica un grupo de requerimientos para las personas que contribuyen con el impuesto a la renta y complementarios. Incluye, en este sentido, a personas cuyas operaciones se realizan con vinculados económicos o   partes   relacionadas   del   exterior, además establece un mínimo de  patrimonio bruto, tomando como fecha de referencia el último día del año o periodo gravable, el monto mínimo debe ser igual o superior al equivalente a 100.000 UVT o cuyos ingresos brutos del respectivo año sean iguales o superiores al equivalente a 61.000 UVT. (ACTUALICESE 2011).  

La documentación comprobatoria debe ser preparada tomando en cuenta la tipología de las operaciones, y respetando las fechas límites establecidas para ello. En este sentido, es necesario tomar en cuenta que las normas del régimen de precios de transferencia deben ser correctamente aplicadas, y es imprescindible asegurar la disponibilidad de esta información antes del 30 de junio del año posterior al gravable. Se exige, además, que los documentos después de su   elaboración,   expedición   o   recibo, sean almacenados  por un periodo  mínimo  de cinco (5) años, tomando como día inicial el primero de enero del año posterior al gravable. Referido a la solicitud de información, cuando la Dirección  de  Impuestos  y  Aduanas  Nacionales  solicita acceder a la misma, debe ser entregada en un término mínimo de quince (15) días calendario, una vez realizada la notificación. (EUMED, 2011)

Otro elemento que resulta importante es lo concerniente a la documentación comprobatoria (en cuanto a contenido) de precios de transferencia, que se encuentra debidamente estipulado en el  artículo  7  del  Decreto  4349  de  2004. Este documento regula la inclusión de la totalidad de la base documental con el propósito de que el contribuyente demuestre lo correspondiente a costos  ingresos, activos   y deducciones   en el año en cuestión. Para esto revisan el grupo de documentos estudio y otro grupo de soportes. El reporte o informe debe incluir la totalidad de las operaciones ejecutadas ya sea con vinculados económicos, o estructuras de relación en el país, fuera de este y/o  en  paraísos  fiscales, teniendo en cuenta lo especifico de esta operaciones se consideraran bien los montos  de  contraprestación  o los  márgenes  de utilidad aplicados para tales operaciones.  (mbcmorison, 2011)

El requerimiento del idioma implica que el estudio  de  precios  de  transferencia  debe estar disponible en castellano. Es conocido que la Dirección  de  Impuestos  y  Aduanas Nacionales puede solicitar la documentación en otro idioma, pero oficialmente debe respetar la norma establecida. En estas situaciones, pueden ser entregadas utilizando el servicio de  traducción   oficial   efectuado   por   el Ministerio  de  Relaciones  Exteriores  o  mediante  un  intérprete  oficial. En estos casos el plazo de entrega de la solicitud es hasta los veinte (20) días hábiles.

La información y documentación que es necesario conservar, siempre que sea disponible con  el  tipo  de  operación objeto de análisis y con el método utilizado queda enmarcada en  el   reglamento. La misma debe ser:

·       Información general

               1. Respecto al contribuyente, tiene como obligación brindar la siguiente información:

               a)   Estructura y caracterización de la empresa. Debe incorporar aspectos organizacionales   y   funcionales con el correspondiente organigrama, e incluir  la descripción de las actividades desagregadas `por departamentos y/o divisiones.

               b)   Descripción  general  del  negocio. Debe abarcar los aspectos esenciales, como el tipo de negocio que se realiza, así como la clasificación de productos o servicios comercializados, identificación de proveedores y clientes, e incluso, se debe incluir, temas estratégicos como  las políticas  comerciales  esenciales que  rigen el establecimiento de condiciones  de negociación  con  diferentes  tipos  de  clientes  en  relación  con precios, volumen y plazos.

               c)  Elementos estructurales del capital en la empresa. Es imprescindible desligar esta información, al tiempo que se indica de que está compuesto el  capital  social  así como si es necesario la  composición  accionaria, relacionado a los accionistas principales, destacando el porcentaje correspondiente a su participación además de datos como nombre y número de identificación  tributaria  o  fiscal, correspondiente a los accionistas o socios.

               d)  Ubicación de la empresa en su entorno sectorial. Refiere a la descripción  general  de  la  industria  o  sector  correspondiente, indicando la ubicación  de  la empresa  en  el  mismo. Es imprescindible la inclusión de aspectos  como: situación  de la competencia, cuota de mercado y representación porcentual de participación    en la rama correspondiente. Debe tomarse en cuenta además, las condiciones del entorno que influyan  en  la  actividad  de  la  empresa, tanto sociales,  como económicas,  geográficas, políticas, y legales (generales y específicas del sector).

               2. Respecto al vinculado económico o parte relacionada, tiene como obligación, en conformidad con el artículo 260-1 y en el Parágrafo 2 del artículo

260-6 del Estatuto Tributario, brindar la siguiente información:

               a)  Identificaciones generales: nombre o razón social, número de identificación tributaria o fiscal, domicilio y/o residencia fiscal.

               b)  Descripción  de las actividades que realiza, incluyendo como documento  rector  el  objeto  social  a partir del cual se desarrolla.

               c)  Detalles sobre la vinculación económica, respecto a la descripción de las causas que propiciaron su configuración, y la correspondiente norma del Estatuto Tributario o del Código de Comercio.

               d)  Respecto a la situación   de vinculación, informar el listado de las sociedades integrantes, tomando en cuenta su autorización a cotizar en bolsas y mercados de valores, y la  indicación  de  la  denominación  y  ubicación  de  la  entidad  que otorgó dicha autorización.

               3.  Se realizan especificaciones para las  situaciones  de  control  o  grupo  empresarial, conforme a lo establecido en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 222 de 1995:

               a) Identificaciones generales: nombre o razón social, número de identificación tributaria o fiscal, domicilio y/o residencia fiscal del (los) vinculado(s)..

               b)  Descripción  de las actividades que realiza, incluyendo como documento  rector  el  objeto  social  a partir del cual se desarrollan dichos vinculados.

               4.  El contribuyente pude incorporar otra  información  que  considere relevante.

 

·       Información Específica

               1.  Descripción exhaustiva de las operaciones por tipología, tomando en cuenta el periodo gravable de referencia.

Es importante tener en cuenta el análisis de las operaciones de manera individual de acuerdo a sus funciones, independientemente de que se   denominen   de   manera   idéntica   o   similar. Deben ser identificados los activos  manejados  y  la asunción de riesgos en cada actividad,  incluso cuando  implique el mismo vinculado económico o parte relacionada.

               2.  Descripción exhaustiva de los contratos, informando inicialmente el objeto,   término   de   duración   y   valor   de   los mismos. Deben ser declaradas las partes   intervinientes,   así como  acuerdos  o  convenios  celebrados  entre  el  contribuyente  y los   vinculados   económicos   o   partes   relacionadas   domiciliados   o residentes en el exterior y/o en paraísos fiscales.

               Es necesario aclarar, que se incluye  además  copia  de  los  documentos que acrediten la efectiva realización de las operaciones, en caso de que las operaciones se realicen con  residentes  o  domiciliados  en paraísos  fiscales.

               3.  Análisis individual de las operaciones de acuerdo a las funciones, por tanto, debe incluir los siguientes aspectos:

               a)  Descripción breve de  las  funciones  ejecutadas   por   las   partes,   que puede incluir:   diseño, investigación y desarrollo,  producción,   ensamblaje, servicios, comercialización, distribución, mercadeo, publicidad, transporte, financiamiento, gastos de dirección y gestión, entre otras. Además es imprescindible precisar para las           partes intervinientes en la propia realización de esas funciones, su importancia económica a partir de la frecuencia, naturaleza y remuneración.                     

               b)  Clasificación de los activos en grupos homogéneos, indicando   su   participación   porcentual   en   el   total   de   activos asociados  a  las  operaciones  y  en  cada  uno  de  los  tipos  de operación. Se  toma como eje de clasificación la actividad económica correspondiente, en conformidad con lo establecido  en el  Plan  Único  de  Cuentas  (PUC),

               c)  Descripción  de  los  activos más   representativos, como parte de la clasificación, incluyendo año  de  adquisición,  valor  de  mercado,  ubicación  y derechos   sobre   los   mismos. Se deben incorporar las operaciones realizadas de acuerdo a su tipología, los métodos de depreciación, agotamiento o amortización aplicados, además de indicadores históricos como: costos, ajustes por inflación y  reajustes.   En   el   caso   de intangibles,   deberá   indicarse   la   protección   y   duración   de   los derechos.

               d)  Indicar todos los riesgos derivados de las operaciones y el funcionamiento de la entidad, independientemente de que puedan ser cuantificables. Se incluyen en el análisis los riesgos comerciales, financieros y de inversión en propiedad,  planta  y  equipo, así como los asociados a su utilización. Se incorporan otros que inciden sobre la investigación   y   desarrollo, la inestabilidad de las tasas de cambio e interés y los crediticios, asociado al cumplimiento de los objetivos deseados.  Este  análisis  debe  presentarse  para  todos  los riesgos  sean  o  no  susceptibles  de  valoración  y/o  cuantificación contable.

               e)  Deben ser precisados los detalles de las retribuciones  por  compensación. En este caso, deben ser informados específicamente el   tipo   de   operación   realizada,  la  evaluación de los beneficios reportados, y   la   contraprestación   o   costos   que cuantifiquen la compensación. (EUMED, 2011)

               En este sentido se considera compensación, a la operación que, realizada con un vinculado económico   o   parte   relacionada,  implica  que el beneficio o contraprestación es retribuido, tanto por la parte como por la contraparte.

               4.  Información  general  sobre  las  estrategias  comerciales. Se debe brindar información de mercado respecto a su posicionamiento, ampliación, penetración. Se debe informar sobre el  volumen  de  operaciones ejecutadas, así como las formas de pago asociadas y las políticas de créditos. Aspectos a considerar en la información, son el costo de oportunidad, procesos de calidad, certificaciones de productos o servicios ya sean de carácter nacional o  internacional, contratos de exclusividad y de garantías, entre otras.

               5.  Información sectorial correspondiente, o de la actividad económica en la que se desarrolla cada tipo de operación del contribuyente, incorporando en este aspecto, la descripción de bienes o servicios sustitutos. (EUMED, 2011)

               6.  Cambios en el entorno institucional que incidan en los tipos de operación, incluyendo aspectos políticos y reformas legales.

7.  Método  utilizado  por  el  contribuyente  para  la  determinación  de  los precios,  montos  de  contraprestación  o  márgenes  de  utilidad. Es necesario indicar los aspectos a considerar para definir la efectividad del  método  utilizado, de  acuerdo  con  las operaciones analizadas.

               La determinación del método más apropiado debe ser el que mejor se adapte a la situación económica, de acuerdo con el tipo de operación. El mismo debe incorporar la mayor cantidad de información de acuerdo a las necesidades empresariales, respetando su estructura empresarial  y  comercial, de modo tal que implique un nivel menor de ajustes.

               8.  Tomar en cuenta el indicador de rentabilidad utilizado de acuerdo la disponibilidad y calidad de la información obtenida, que debe corresponder con el tipo de actividad y su entorno correspondiente.

               En este sentido,  se  deberán  utilizar  indicadores  de  rentabilidad  como: margen  bruto,  margen  operacional,  margen  sobre  costos  y  gastos, rendimientos  sobre  activos,  retorno  sobre  patrimonio  y  Razón  Berry, que puede ser manejado como Utilidad       bruta      

Dividida entre los gastos de administración más los gastos de comercialización”, entre otros.

               9. Documento donde basándose en el análisis funcional, se realice una comparación del contribuyente y las operaciones de este con las empresas u operaciones que sean comparables.

               La documentación y la  información que requiere ser conservada por cada operación o empresa que sea comparable, necesitará tener un nivel de detalle específico para poder demostrar cómo se aplicaron de los criterios de comparabilidad de los que se hace mención el artículo 260-3 en el Estatuto Tributario, para lo que se identificará a todos los comparables que hayan sido seleccionados, así como la metodología utilizada en la determinación, las diferentes fuentes de información de donde se tomaron esos comparables y la fecha en que se consultaron las mismas, de la misma forma, se indicarán los comparables que se desecharon, con el objetivo de señalar los motivos que se consideraron para ello. (DINERO, 2011)

               A estos efectos, será necesaria la utilización de datos que correspondan al año gravable en curso o que tengan comprendidos el mayor número de meses en la misma etapa fiscal, o por el contrario de dos años que sean inmediatamente anteriores, con el objetivo de determinar, el origen de las pérdidas que sean declaradas, así como el ciclo de vida que tenga el producto, los negocios más relevantes, además de los ciclos de vida en el caso de los productos comparables, las condiciones económicas que resulten comparables, también los criterios y los métodos para la distribución de costos y los gastos, relacionados con la conformidad con el manejo desde el punto de vista técnico contable en la asignación de estos, las cláusulas contractuales, así como las condiciones reales que se manejan entre las partes. (DINERO, 2011)

               En el caso que los ciclos de negocios o los de aceptación de tipo comercial en los productos propios del contribuyente abarquen más de un ejercicio, se deberá tener en consideración la información del contribuyente además de los tipos de operaciones comparables que corresponden a dos o más ejercicios que sean inmediatamente anteriores o sean posteriores al ejercicio gravable respectivo.

               10. La descripción de ajustes técnicos, los ajustes económicos o los contables

               Que se realicen a los tipos de operaciones o las empresas comparables que sean seleccionadas, según el método para la determinación de los precios utilizados en la transferencia, de existir conformidad con lo que se establece en el artículo 260-3 en el Estatuto Tributario. Será necesario allegarse los documentos en los que se realicen los análisis, las fórmulas y los cálculos realizados por parte del contribuyente para tal resultado.

               De esta misma forma y de conformidad hacia el método utilizado, será imprescindible realizar una descripción genérica de las diferencias principales existentes dentro de las prácticas contables en Colombia y en los países donde se encuentran los comparables que hayan sido seleccionados o los que estén vinculados económicamente.

               Además es necesario tener en cuenta que  estudio  de  precios  de  transferencia se debe anexar lo correspondiente a:

               1.  Estados  financieros  comparados  a  31  de  diciembre  del  periodo (año) que se desea estudiar.

               a)  Estados financieros de propósito general básicos: Se debe tener en cuenta el Balance general, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de resultados, Estado de flujos de efectivo, Estado de cambios en la situación financiera y Estados financieros consolidados en caso de que la matriz o controlante es localizada  en Colombia, concertados por inflación cuando a ello corresponda,  y  preparados  a partir de los fundamentos de la  contabilidad generalmente  que se aceptan  en  Colombia,  teniendo en cuenta además el dictamen  y  notas.

               b)  Otros estados financieros de intención especial: Balance general, Estado de resultados, así como de costos de producción y ventas correspondientes a los bienes y servicios, segmentados o desagregados según el tipo de operación  y con el correspondiente ajuste por inflación según corresponda.

               2.  Copia  de  convenios,  contratos o  acuerdos  existentes  entre  el contribuyente y ya sean las partes relacionadas o vinculados económicos que se encuentren en los  paraísos fiscales y/o exterior en caso de que puedan afectar los tipos de operación que se desean estudiar.

               3. En situaciones  especiales que puedan afectar  las  operaciones objeto  del  estudio que correspondan a precios  de  transferencia,  se deben  a llegar  los presupuestos, estudios   financieros  y  de  mercado,  proyecciones aso como los  reportes financieros así organizados según por líneas de productos u otro negocio que haya sido elaborado correspondiente al ejercicio gravable.

               4.  Contratos que correspondan a la transferencia de acciones, variaciones del capital (aumentos o disminuciones), fusión, readquisición de acciones, escisión o alguno otro cambio de tipo societario que sea significativo, ocurridos en el periodo  se desean estudiar correspondiente a los precios de transferencia. (EUMED, 2011)